Hur går certifieringsprocessen till?
Certifiering av produkter, processer, tjänster, ledningssystem eller personal är en avgörande strategi för att upprätthålla kvalitet och trovärdighet i dagens konkurrensutsatta marknad. I den här artikeln följer en noggrann översikt över de steg som vanligtvis utgör denna komplexa men givande process.
Anpassning efter en standard
För att bli certifierad måste du eller din organisation följa riktlinjerna som hör till den specifika certifieringen. Du kan börja med att:
- välja en relevant standard som passar din produkt, process, och/eller tjänst
- göra en förrevision för att identifiera förbättringsområden
- implementera riktlinjerna och kraven i standarden.
Kiwa kan hjälpa dig med detta genom att utföra en förrevision eller ett certifieringstest. Ett sådant första steg ger dig insikter om vad som bör åtgärdas för att uppfylla standardens krav.
Granskning och utfärdande av certifikat
För att inleda certifieringsprocessen måste den sökande eller organisationen i fråga först anpassa sig till de specifika riktlinjerna för den avsedda certifieringen. Processen ser lite olika ut beroende på vilken sorts certifiering det gäller. Man kan välja att certifiera produkter, personer eller organisationens ledningssystem.
Certifieringsprocessen för Personcertifiering
Att certifiera sina färdigheter och kompetenser genom en personcertifiering kan vara ett viktigt steg för att bekräfta din yrkeskunskap och öka din trovärdighet. Det kan även vara ett myndighetskrav som du måste uppfylla för att överhuvudtaget få arbeta inom området. Här är en kortfattad guide för att förklara processen, från ansökan till beslut om certifikat.
Vad är personcertifiering?
Personcertifiering är en process där en oberoende tredje part verifierar en persons utbildning och erfarenhet mot specifika kravspecifikationer för att påvisa att de besitter de kunskaper och färdigheter som krävs inom sitt yrkesområde. Kravspecifikationerna kan vara framtagna av myndigheter, branschorganisationer eller av certifieringsorgan.
Ansökan om personcertifiering
- Skicka in ansökan: För att ansöka om certifiering, registrera dig på vår revisionsportal IDUN. Efter inloggning kan du enkelt fylla i och skicka in din ansökan online. I samband med ansökan behöver du skicka in de underlag som du åberopar såsom:
a. betyg
b. utbildningsbevis
c. intyg
som styrker din praktiska erfarenhet, giltiga försäkringar och lämplighetsintyg. Du kommer även att få svara på en fråga om det skriftliga provet är genomfört eller bokat, om inte gör du det genom vår provportal. OBS! Beroende på vilken tjänst du ansöker om kan dessa krav variera men alla uppgifter måste vara styrkta med intyg och/eller referenser. Certifieringsprocessen startar när vi mottagit en komplett och signerad ansökan. - Handläggning och komplettering av din ansökan: Efter en första granskning skickar den utsedda handläggaren kompletteringsbesked till dig via systemet (om så krävs). Handläggaren hjälper dig igenom processen genom att återkoppla på de av dig översända dokumenten. Du kan själv följa var i ansökningsprocessen du befinner dig samt vem som hart ansvaret för nästa steg.
- Boka provtillfälle: I samband med din ansökan kan du boka ett tillfälle för att genomföra ditt kunskapsprov via vår provportal. Du kan även genomföra provet hos en annan part i samband med genomförd utbildning. Kiwa erbjuder prov på 16 orter i Sverige och dessa finns publicerade i vår provportal. I provportalen framgår förutom ort även de olika datum som finns planerade samt antalet platser som finns att tillgå, dessa ändras i realtid vid anmälan. Resultatet från ditt prov skickas till dig inom en månad. Vi erbjuder även enskilda provtillfällen vid behov.
- Kontakta oss om du är osäker om du uppfyller kraven för en certifiering och önskar hjälp. Vi kan även erbjuda en förgranskning innan du anmäler dig till provet.
- Om du har dyslexi eller andra särskilda behov, kontakta oss innan du bokar provet för att säkerställa att vi kan tillgodose dina behov.
- Kom ihåg att ta med giltig ID-handling som pass eller körkort vid provtillfället, då vi kontrollerar varje deltagares identitet. Om du inte kan styrka din identitet får du inte delta i provet.
- Omprov: Om du inte uppnår godkänt resultat på provet har du möjlighet att skriva om provet tidigast en månad efter det du skrev det första gången. Kostnader för omprov faktureras enligt prislista.
- Slutgranskning av dokumentation. När du skickat in alla kompletterande underlag, granskar vi att allt är korrekt ifyllt och undertecknat. Vi kontaktar dig om något saknas eller behöver kompletteras. Om ditt kunskapsprov inte godkänts meddelar vi dig och du får boka tid för omprov.
- Beslut om utfärdande av certifikat: När vi bedömer att alla krav är uppfyllda, utfärdar vi certifikatet. Du meddelas om detta och certifikatet blir tillgängligt för nedladdning. Informationen om ditt certifikat publiceras också på vår webbplats Idun Revisionsportal.
Under certifikatets giltighetstid
- Årliga rapportering: En gång per år genomför vi en uppföljning av att du arbetar inom ramen för det certifierade området för att säkerställa att du fortsatt uppfyller standardkraven. När det är dags för den årliga rapporteringen kommer systemet att skicka ut ett E-mail att du skall rapportera. Vad som skall rapporteras in skiljer sig beroende på tjänst men systemet stöttar dig i detta arbete. Tänk på att den årliga rapporten måste vara styrkt av din chef eller en beställare, du kan även ange referenser. Om du inte rapporterar kan vi återkalla ditt certifikat, tänk på att du måste rapportera även om du inte arbetat inom området (nollrapport).
- Förnyelse av certifikat/recertifiering: När giltighetstiden för ditt certifikat närmar sig sitt slut, behöver du genomgå en recertifiering för att förnya certifikatets giltighet. Du kommer att få påminnelser om detta sex månader innan certifikatet löper ut. Om du inte vill förlänga certifikatet kan du avsluta enkelt med att tacka nej till förnyelseerbjudandet.
- Uppdatering av certifikat: Uppdatering av certifikatet sker när det sker en ändring i regelverk som certifieringen avser. Myndigheten/kravställaren beslutar om dessa ändringar, och du måste visa att du uppfyller de nya kraven för att behålla ditt certifikat. Uppdateringen sker oftast i samband med recertifieringen om inget annat anges i samband med ikraftträdandet.
Certifieringsprocessen för produktcertifiering
Att förstå certifieringsprocessen för produkter, processer eller tjänster kan vara avgörande för företag som vill säkerställa att dessa lever upp till specifika certifieringskrav som krävs för typgodkännande, CE-märkning eller andra produktstandarder eller branschkrav. Här är en kortfattad guide för att förklara processen, från ansökan till beslut om certifikatutfärdande.
Vad är produktcertifiering?
Produktcertifiering är en process där en oberoende tredje part bedömer och verifierar att en produkt uppfyller specifika krav i en norm eller standard. Detta kan inkludera säkerhet, kvalitet och prestanda, och i vissa fall finns även särskilda tillverkningskrav. Vissa certifieringar är obligatoriska medan andra är frivilliga.
Ansökan om produktcertifiering
- Inför ansökan: Du behöver fylla i en ansökan och bifoga dokumentation. Innan du skickar in din ansökan behöver du därför samla in nödvändig information och dokumentation. Kontakta oss på Kiwa för att få klarhet vad som krävs för din specifika produktcertifiering och för att få en offert.
- Fyll i ansökan: För att vi som oberoende certifieringsorgan ska kunna bedöma om din produkt uppfyller de relevanta kraven behöver du specificera den avsedda användningen eller vilken standard som skall verifieras. Du behöva även komplettera din ansökan med olika underlag såsom provningsrapporter och ritningar. Certifieringsprocessen börjar först när en komplett och signerad ansökan har skickats in.
- Handläggning och granskning av dokumentation: När all dokumentation har skickats in granskar vi om produkten egenskaper är verifierade och att det bifogade underlaget är tillräckligt. Om ett kompletteringsbehov föreligger begär vi in detta under arbetets gång.
- Tillverkningskontroll: Tillverkningskontroll skall utföras av ett ackrediterat kontrollorgan. Syftet med tillverkningskontrollen är att tillverkaren skall för en tredje part visa att han kan tillverka produkten likadant över tid. Kontrollorganet granskar bland annat tillverkarens egna kontroller under tillverkningen. Denna kontroll är avgörande för att kunna få ett certifikat utfärdat och ett kontrollavtal skall kunna uppvisas i samband med ansökan/handläggning. Om tillverkaren inte har någon tidigare kontroll kan det behöva utföras ett så kallat förstabesök för att se om tillverkare har de förutsättningar som krävs innan ett certifikat kan utfärdas.
- Beslut om utfärdande av certifikat: När vi som certifieringsorgan har bedömt att alla krav är uppfyllda, fattas beslut om att utfärda certifikatet. Du blir informerad om detta och får beslut med certifikat och tillhörande kontrollanvisning skickad till dig, du kan även ladda ner certifikatet från Kiwa Certifications databas.
Under certifikatets giltighetstid
- Återkommande kontroller: Om produkten är certifierad med krav på tillverkningskontroll, genomförs återkommande revisioner för att säkerställa att produkten fortsätter att uppfylla standarderna. Om kontrollen utförs av något annat kontrollorgan än Kiwa måste tillverkaren årligen sända över kontrollrapporter från de genomförda besöken, så kallad årlig rapportering. Om den årliga rapporteringen inte genomförs eller att kontroller ej kan genomföras finns det grund för att återkalla certifikatet.
- Förnyelse/Recertifiering: Vi kommer att skicka påminnelser om detta cirka sex månader innan certifikatet giltighetstid går ut. I samband med en förnyelse genomförs en förnyad prövning och allt underlag gås igenom. I detta läge brukar även installationsanvisningar med mera uppdateras. Under granskningen kontrolleras även om det skett förändringar i produktstandarder eller andra krav som kan påverka det befintliga underlaget. När allt är i sin ordning utfärdas certifikatet på nytt men en giltighetstid om fem år.
- Revidering av certifikat: Revidering av certifikat sker när produkten ändras, man lägger till nya produkter, ny dokumentation åberopas eller att det sker större förändringar i regelverket. För att behålla certifikatet vid regeländringar måste du visa att din produkt uppfyller de nya kraven.
Process för certifiering av ledningssystem
Genom att certifiera organisationens ledningssystem erhåller du ett bevis på att ni arbetar med kontinuerliga förbättringar. Samtidigt underlättar systemcertifieringen för ditt företag att effektivt utnyttja tid, pengar och andra resurser.
Vad är systemcertifiering?
Genom att certifiera ditt ledningssystem genomförs en oberoende revision enligt en standard, exempelvis ISO 9001. Denna granskning resulterar i ett certifikat som fungerar som bevis och ger företaget möjlighet att nå ut på marknader där kvalitetscertifiering är ett krav.
Att bli certifierad kan verka som en komplex process, men den är uppdelad i tydliga steg. Här följer en förenklad översikt av processen för att bli systemcertifierad:
- Informationsmöte (valfritt): Ett initialt möte där du får information om certifieringsprocessen, kraven på ditt ledningssystem och möjligheten till en för-revision. Detta är ett tillfälle att förstå hela processen och planera för de kommande stegen.
- Ansökningsinformation (obligatoriskt): För att påbörja processen måste du skicka in en ansökan. Detta inkluderar vanligtvis ett ifyllt formulär och nödvändig dokumentation om ditt ledningssystem till certifikatutfärdaren.
- För-revision (valfritt): En mindre omfattande revision som hjälper till att identifiera eventuella brister innan den faktiska certifieringsrevisionen. Detta steg är valfritt men kan vara till hjälp för att komma igång och få förbättringar.
- Certifieringsrevision steg 1 (obligatoriskt): Det första obligatoriska steget i certifieringsrevisionen, där grunden i ditt ledningssystem granskas för att säkerställa att det är redo för en fullständig revision.
- Certifieringsrevision steg 2 (obligatoriskt): En mer detaljerad granskning där ditt ledningssystem utvärderas i praktiken för att verifiera att det uppfyller alla ställda krav.
- Uppföljningsrevision (vid behov): Genomförs vid behov för att kontrollera åtgärder som vidtagits efter avvikelser upptäckta under tidigare revisioner.
- Periodisk revision (obligatoriskt): Regelbundna revisioner som genomförs för att säkerställa att ditt ledningssystem kontinuerligt uppfyller certifieringskraven. Dessa kan ske årligen eller halvårsvis beroende på de val du gör.
- Re-certifieringsrevision (obligatoriskt): En omprövning som sker med regelbundna intervaller (oftast var tredje år) för att förnya ditt certifikat. Det är viktigt att denna planeras i god tid för att hantera eventuella avvikelser. Efter genomförd och godkänd Re-certifieringsrevision börjar revisionscykeln om på nytt, dvs med periodisk revision 1 och 2 (årligen) vart tredje år Re-certifieringsrevision (var tredje år).
- Riktad revision (valfritt): Specifika revisioner som kan krävas beroende på förändringar i ditt ledningssystem eller som respons på klagomål.
Processchema illustrerar de olika stegen för certifiering av ledningssystem sätts in under punkt 3.
Detta är en förenklad översikt avsedd att hjälpa dig förstå de grundläggande stegen i certifieringsprocessen, så att du kan förbereda din organisation för vad som krävs. Genom att följa dessa steg kan du säkerställa att ditt ledningssystem är i linje med den eller de standarder verksamheten valt att certifiera sig i enlighet med. Ta gärna kontakt med oss så berättar vi mer.
Övervakning av certifiering av ledningssystem
Efter den första certifieringen av ledningssystem kommer en revisor från Kiwa att regelbundet göra (annonserade och oannonserade) besök på ditt företag för att se om verksamheten uppfyller standardkraven för certifikatet.
Du som erhållit certifikatet har rätt att använda kvalitetsmärkningen, men du måste leva upp till de tillämpliga kraven. Om det förekommer avvikelser behöver de åtgärdas.
Fakturering
Kostnaden för en certifiering av ledningssystem beror på:
- vilken typ av certifiering det handlar om
- storleken på ditt företag
- ditt företags komplexitet
- antalet platser som ska ingå i certifieringen.
Vanligtvis tjänar du igen kostnaderna snabbt av den enkla anledningen att en oberoende kvalitetsmärkning stärker din position på marknaden. Kiwa kommer självklart att ge dig en uppskattning om tiden och kostnaden innan de påbörjar certifieringsprocessen.
Godkännande från ett ackrediterat företag
Kiwa är en oberoende tredje part när de utför certifieringar, men de själva genomgår också regelbundet en godkännandeprocess. Den absoluta majoriteten av system, produkter, processer och certifieringar av tjänsteföreskrifter har ackrediterats av Swedac och europeiska ackrediteringsinstitutioner.
Tips för en smidig certifieringsprocess
- Börja tidigt och planera noggrant.
- Engagera hela organisationen i processen.
- Använd dig av Kiwas expertis och support.
- Se certifieringen som en investering i din verksamhets framtid.
Att navigera under certifiering
Certifieringsprocessen kan verka problematisk, men med rätt planering och resurser kan den bli en värdefull investering för din organisation. Genom att följa de steg som beskrivs i den här artikeln, och genom att samarbeta med en erfaren partner som Kiwa, kan du framgångsrikt navigera i certifieringens komplexa landskap och uppnå de mål du satt upp.
Som beställare har du inte bara möjlighet att certifiera din egen verksamhet, utan du kan även få hjälp att granska dina leverantörer. Detta är en viktig del av att säkerställa att hela leverantörskedjan lever upp till de krav och förväntningar som dina kunder har. Kiwa erbjuder även tjänster för leverantörsgranskningar, vilket kan ge dig en oberoende och objektiv bedömning av dina leverantörers förmåga att möta dina krav.
.