Affärsman följer med fingret en text som visas virtuellt för att signalera digital dokument.
3 min

Hur håller jag mig uppdaterad om förändringar i certifieringskrav eller standarder?

För att upprätthålla en certifiering och säkerställa fortsatt efterlevnad är det viktigt att hålla sig uppdaterad om eventuella förändringar i krav, standarder eller regelverk. Certifieringsorgan som Kiwa hjälper till att informera och stötta sina kunder med detta.

Kraven kan förändras av flera olika anledningar – nya forskningsrön, teknisk utveckling, uppdaterade lagar och förordningar eller helt enkelt en revidering av standarden i sig. Oavsett orsak är det viktigt att snabbt anpassa sig för att undvika avvikelser eller till och med indragen certifiering.

Exempel på förändringar att bevaka

Att missa sådana förändringar kan bli både kostsamt och riskabelt. Därför är det viktigt att ha en strategi för hur du ska bevaka och hantera uppdateringar. Några exempel på förändringar är:

  • Revidering av ISO-standarder: ISO 9001 för kvalitetsledning och ISO 14001 för miljöledning revideras regelbundet. Den senaste versionen av ISO 9001 kom 2015.
  • Uppdateringar av EU-direktiv: Exempelvis ett nytt maskindirektiv 2006/42/EG som ersatte det tidigare 98/37/EG och innebar omfattande förändringar.
  • Nya nationella lagar och föreskrifter: Som den svenska miljöbalken eller arbetsmiljölagen som kan påverka certifieringskrav.
  • Branschspecifika regelverk: Inom livsmedelsindustrin kan nya regler från Livsmedelsverket eller EU gällande märkning, spårbarhet etc. tillkomma.

Vilka resurser erbjuds av certifieringsorganet för kontinuerlig utbildning eller information? 

Hos en seriös certifieringsorganisation som Kiwa finns det flera olika resurser och tjänster för att hjälpa dig att hålla dig uppdaterad, några av dessa är:

  • Nyhetsbrev och informationsutskick: Kiwa skickar ut nyhetsbrev med information om regelverksändringar, nya standarder, kommande utbildningar etc. Detta är en viktig källa för att få kännedom om relevanta förändringar.
  • Kiwa har olika kanaler för att förmedla senaste information om certifieringar och när det gäller större ändringar eller nyheter kan webbinarier hållas.
  • Utbildningar och informationsmöten: Kiwa anordnar utbildningar, seminarier och webbinarier där experter förmedlar förändringar och dess påverkan. Detta kan vara allt från endagskurser till mer omfattande utbildningar.
  • Rådgivning och support: Via Kiwas kundservice och rådgivningsavdelning kan du ställa frågor och få stöd kring hur du ska hantera förändringar i din certifiering. Experter finns tillgängliga för att guida dig.
  • Utförande av förrevisioner: När Kiwa utför en förrevision avser det oftast större förändringar i företagets verksamhet, processer eller produkter som kan påverka uppfyllandet av kraven för en viss certifiering eller standard. Förrevisioner är relevanta för en mängd olika certifieringar och standarder, bland annat:
  • Branschnätverk och samarbeten: Kiwa deltar i olika branschnätverk och samarbeten för att snabbt få information om nya regelverk eller standarder som är på gång inom olika områden. Även Kiwa genomgår regelbundet en godkännandeprocess som ackrediterade, och de flesta av dessa sker via Swedac. Swedac förmedlar information till intresserade parter, och man kan enkelt anmäla sig till en tjänst för att bevaka innehållet för en specifik certifiering och får då automatiskt notifieringar vid uppdateringar. Även SIS har prenumerationstjänster för att få tillgång till de senaste uppdateringarna om olika standarder.

Genom att dra nytta av Kiwas olika resurser och tjänster kan du enklare hålla dig uppdaterad och anpassa din verksamhet efter nya krav - en förutsättning för att behålla din certifiering över tid.

Hur kan jag hålla mig uppdaterad om kommande förändringar i certifieringskrav eller standarder? 

Att bara hålla sig informerad är inte nog - du måste också aktivt förbereda din verksamhet för att möta nya krav och standarder. Här är några tips:

  • Gör en analys för att jämföra dina nuvarande processer, rutiner och dokumentation mot de nya kraven för att identifiera gapet mellan dessa och för att kunna åtgärda de avvikelser eller brister som man har identifierat. Gör en handlingsplan för att åtgärda dessa.
  • Se till att all berörd personal får rätt utbildning och kompetens för att leva upp till de nya kraven. Kiwa kan erbjuda anpassade utbildningar, även företagsanpassade utbildningar. Kontakta oss för mer information.
  • Granska och uppdatera all relevant dokumentation som policyer, rutinbeskrivningar, instruktioner etc så att de speglar de nya kraven. Till exempel: när ISO 9001 reviderades 2015 innebar det bland annat större fokus på riskbaserat tänkande och ökade krav på ledningens engagemang. Många företag behöver då se över sina processer för riskhantering och ledningens styrning.
  • När nya krav eller standarder införs finns ofta en övergångsperiod. Planera noga för hur och när du ska anpassa din verksamhet för att klara deadlines.
  • Dra nytta av Kiwas olika resurser som rådgivning, utbildningar och förhandsgranskningar för att säkerställa att du är redo när förändringarna träder i kraft.

Genom proaktivitet och noggrann förberedelse kan du undvika avvikelser och säkerställa en smidig övergång till nya krav eller standarder – och därmed behålla din certifiering.

Om du har fler frågor eller funderingar kring hur du håller dig uppdaterad om förändringar i certifieringskrav eller standarder så är du varmt välkommen att kontakta oss!