Claves de un Sistema Interno de Control funcional
Las normas orgánicas, en un principio, no contemplaron la realidad de los pequeños productores, hasta que se tuvo que modificar la normativa ya que en América Latina los productores solicitaron que se conforme un Sistema de Control Interno, que tiene como finalidad dar oportunidad a que pequeños productores puedan alcanzar una certificación internacional.
SCI o Sistema de Control Interno, brinda facilidades a los productores, con el principal objetivo de verificar que todos los aspectos normativos de la organización o asociación se cumplan. Los técnicos responsables del SCI son los encargados de ejecutar una revisión anual, visitando al 100% de los productores. Esta acción en crucial para la obtención del certificado, ya que cuando la certificadora ejecute la auditoría formal solo se enfoca en la verificación del sistema del control, es decir que el SCI sea funcional.
Normalmente, la conformación del SCI depende del número de miembros con respecto al tamaño de la asociación o grupo. Se necesita la cantidad suficiente de inspectores internos para que logren visitar a todos los productores y parcelas. Adicional a esto, es necesario contar con un sistema de verificación, en donde un comité se instaura para el control de las inspecciones realizadas, en donde se evalúan todas las políticas, el reglamento del SCI y funciones de cada miembro. Los actores más importantes son los inspectores internos y los técnicos, es necesario que estén capacitados y que conozcan de normas orgánicas internacionales.
Los errores más frecuentes de un sistema de control, es que los inspectores no hacen una inspección real, únicamente se dirigen a las parcelas y recolectan datos (número de hectáreas, datos del productor, entre otros). Mientras que la inspección es verificar el cumplimiento de las normativas.
Otro error se da durante el levantamiento de la información del productor, ya que esta no coincide con las fichas de control interno, un ejemplo claro es el desfase del número de hectáreas y las nos coincidencias de los mapas o ubicaciones.
La frecuencia con las que hacen las visitas. La norma solo obliga hacer una visita al año, pero en la realidad, es escaso. Muchas veces no se conoce ni la realidad de las asociaciones, a veces solo se les contacta en tiempos de cosecha, y es ahí en donde se detecta las falencias del conocimiento de la norma y se evidencia la insuficiente asistencia técnica brindada. Los productores deben sentirse acompañados y es obligación del SCI capacitar a sus productores sobre el conocimiento de las normas orgánicas.
La capacitación de los integrantes del SCI, es fundamental. Los miembros deben adquirir cualificaciones, conocer la normativa y no solo extrapolar los conocimientos de compañero a compañero, sino dar la importancia necesaria para enviar a sus inspectores internos a cursos formales de normativas.
Un error recurrente es el manejo de insumos. No se controlan los insumos o sustancias que aplican los productores, esto puede comprometer la certificación del grupo. Las normativas permiten producir orgánicamente utilizando insumos compatibles con las normativas orgánicas. En caso de que el SCI identifique una parcela que aplicó un insumo prohibido, se deben tomar medidas estrictas, colocarlo en T1 y evitar que vuelva a pasar.
Uno de los escenarios más graves que se puede dar es que el importador extranjero detecte la aplicación de un insumo prohibido en el puerto de destino, esto involucra las autoridades competentes y se solicita una investigación enfocada en la trazabilidad de la producción. El lote exportado se comercializará como convencional, generando pérdidas monetarias para el comercializador y problemas legales a la asociación o grupo de productores, en ocasiones han llegado a la quiebra.
La recomendación de un experto es hacer todas las cosas a tiempo, no hacerlas a última hora, la última semana antes de la auditoria formal. No realizar el trabajo de evaluación, capacitación de forma apresurada. Se les recomienda a los miembros del SCI ejecutar un plan anual con la finalidad de estar preparados para el proceso de auditoría, no llenar documentos apresuradamente, sino contar con datos reales recolectados a lo largo del año.
Artículo elaborado por: Silvana Vaca y Brian Montenegro Cáceres