Bezwaarprocedure

Hieronder treft u een beschrijving van hoe de geschillencommissie functioneert en wordt samengesteld door Kiwa Belgium.

Algemeen

Het onpartijdigheidscomité stelt de Geschillencommissie samen, zoals bepaald in het Reglement voor Systeemcertificatie.
Door gecertificeerden of kandidaat-gecertificeerden kan in bepaalde gevallen beroep worden ingesteld bij de Geschillencommissie tegen een beslissing of maatregel van Kiwa België NV, verband houdende met de inhoudelijke en procedurele aspecten van certificatie.
Daar waar dit reglement spreekt over hij, personen en/of deelnemers, kan dit van zowel het mannelijke als het vrouwelijke geslacht zijn.

Gronden

Een beroep wordt in overweging genomen wanneer het gaat over beslissingen genomen door KIWA m.b.t.:
- - het weigeren van een aanvraag tot certificering.
  - het niet aanbevelen tot certificatie.
  - het opschorten of intrekken van een certificaat.
  - het verbreken van een contract.
  - het niet aanvaarden van de scope van de aanvraag van een klant.
  - het niet aanvaarden van een afwijkingsrapport.
  - andere gelijkaardige voorvallen.
Deze procedure doet geen afbreuk aan de wettelijke rechten van de betrokkene.

Actie te ondernemen door de Appellant

Elke Appellant die in beroep wenst te gaan tegen een beslissing genomen door KIWA moet dit schriftelijk kenbaar maken aan de directie van KIWA.
Elk beroep moet vergezeld gaan van relevant beschikbaar bewijsmateriaal.
De directie van KIWA zal contact opnemen met de Appellant en trachten het beroep op te lossen.
Indien de directie van KIWA het beroep kan oplossen zal hij de voorzitter van het onpartijdigheidscomité, optredend als voorzitter van de geschillencommissie, schriftelijk op de hoogte brengen.
Indien de directie het beroep niet kan oplossen zal hij een verslag opmaken en dit presenteren aan de Geschillencommissie.

Samenstelling van de Geschillencommissie

De voorzitter van het onpartijdigheidscomité neemt het voorzitterschap van de Geschillencommissie waar.
De Geschillencommissie zal bestaan uit minstens drie leden, de voorzitter inbegrepen. Alle leden zullen worden gekozen door het onpartijdigheidscomité. De samenstelling van de Geschillencommissie mag niet exact gelijk zijn aan die van het Onpartijdigheidscomité, om te vermijden dat het laatstgenoemde over individuele dossiers zou oordelen.
De Geschillencommissie moet garanderen dat haar samenstelling voldoende competentie, expertise en onafhankelijkheid biedt.
Geen enkele van de leden van de Geschillencommissie mag op enige manier bindingen hebben met de organisatie van de Appellant
De Voorzitter van de Geschillencommissie zal een lijst van de leden van het Geschillencommissie schriftelijk overmaken aan de Appellant die het recht heeft om welk lid dan ook, op basis van belangenvermenging, kan wraken.
In dat geval zal voor een vervanger gezorgd worden die aanvaardbaar is zowel voor de voorzitter als voor de Appellant
De voorzitter kan een secretaris aanduiden.

Acties te ondernemen door de Geschillencommissie:

De Voorzitter van het Geschillencommissie roept de vergadering bij elkaar.
De vergadering wordt bijgewoond door alle leden van de Geschillencommissie; deze moeten op voorhand de volgende documenten ontvangen hebben:
- - de bewijsstukken geleverd door de Appellant
  - het verslag van de directie van KIWA
  - eventuele notulen van voorgaande gelijkaardige beroepen
Tijdens de vergadering van de Geschillencommissie hebben de Appellant en de directie van KIWA het recht om mondeling hun ingediende documenten toe te lichten. Notulen van de vergaderingen van de Geschillencommissie moeten worden opgesteld en bewaard.
De Geschillencommissie heeft het recht om beroep te doen op diensten van experts. De geconsulteerde experts moeten onafhankelijk staan ten opzichte van KIWA en van de Appellant
De Geschillencommissie zal beslissen of het beroep wordt aanvaard of verworpen. Deze beslissing mag alleen uitgesteld worden indien daarvoor een ernstige reden bestaat.
Er mogen in geen geval discriminerende acties t.a.v. de indiener ondernomen worden.
De beslissing van de Geschillencommissie wordt met meerderheid van stemmen genomen.
De beslissing van de Geschillencommissie wordt door de voorzitter schriftelijk aan de Appellant meegedeeld.
Er is geen beroep mogelijk tegen de beslissing van de Geschillencommissie.
De Geschillencommissie doet een eerste gemotiveerde uitspraak binnen 1 maand na indienen van de klacht en deze wordt ook formeel meegedeeld aan de indiener.
Te allen tijde wordt de indiener op de hoogte gehouden van de stand van zaken in zijn dossier.

Kosten van het Beroep

De kosten van het Beroep worden gedragen door KIWA

Confidentialiteit

Alle documenten en informatie, van welke aard ook, door de Appellant beschikbaar gesteld naar aanleiding van een Beroep, zal door de Geschillencommissie als strikt confidentieel behandeld worden. De betrokken leden van de adviesraad zullen geen documenten of informatie vrijgeven aan een derde partij tenzij dit wettelijk vereist is of gevraagd wordt door een nationale accreditatie instelling.
Alle leden van het Geschillencommissie zullen zich schriftelijk tot confidentialiteit verbinden.

Slotbepaling

In alle gevallen, waarin het Huishoudelijk Reglement niet voorziet, beslist de vergadering. Ieder lid van de Geschillencommissie wordt geacht de bepalingen van de van het Huishoudelijk Reglement te kennen, alsmede alle verder wettig vastgestelde en behoorlijk bekend gemaakte regels en bepalingen van KIWA.